Les cinq lois de la conférence d'entreprise réussie

1 - En premier lieu, il faut emballer le contenu de la conférence dans un packaging accrocheur. Le choix du titre est essentiel pour conditionner l'intérêt des participants. Il faut bien sûr qu'il reflète parfaitement la thématique de l'événement. Celle-ci aura été au préalable identifiée et préparée avec soin.

2 - Il faut trouver et réserver le lieu de l'événement bien en amont. C'est impératif. La place requise, la conformation des lieux, la proximité des moyens de transport doivent être envisagées. Pour accueillir des intervenants ou des participants qui viendraient de loin, un hôtel à la journée avec une salle de réunion (DayBreakHotels) est l'idéal. Le lieu accueillera une répétition avec test du matériel audio et vidéo un peu avant la date prévue.

3 - Il est important de bien choisir le ou les intervenants. Dans une conférence de cadres en interne, ceux-ci seront probablement des extérieurs. Des professeurs ou des journalistes peuvent apporter un regard intéressant. Il est cependant moins onéreux de faire appel à un manager externe issu d'une autre société. Ce type d'intervention est d'ailleurs souvent apprécié, car de tels conférenciers connaissent intimement les préoccupations des participants tout en ayant un regard différent dû à leurs expériences dans d'autres entreprises.

4 - Pensez à la date de votre événement. Un mardi ou un jeudi, en pleine semaine mais en évitant le mercredi, devrait satisfaire la majorité des participants. Vérifiez à l'avance qu'aucun grand événement sectoriel n'a lieu à la même époque et anticipez sur des grèves éventuelles, voire, en certaines régions, les contraintes de la météo. Une conférence prévue en fin de journée, vers 17h30, permet de la faire suivre d'un petit cocktail (Traiteurs Parisiens). Faites cependant attention aux décalages horaires si certains de vos invités ou intervenants participent en délocalisé de l'autre côté du globe.

5 - Gérez intelligemment les invitations. Un délai de quinze jours devrait suffire dans le cas d'une conférence en interne. Vous pouvez procéder par courrier, mais le mail sera plus rapide et certaines applications vous permettront de vérifier en temps réel les réponses des participants. Ainsi, il vous sera plus facile de procéder à un rappel dans les temps. N'oubliez pas de préparer des badges (PDC Big) pour faciliter l'identification et les prises de parole lors de la conférence.


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