Lorsque l’on créé son entreprise, on apprend très vite que plusieurs casquettes nous attendent… Parmi celles-ci, il y a la gestion administrative, parfois redoutée…

L’organisation administrative demande une réelle discipline pour bon nombre d’entrepreneurs. La paperasse s’accumule vite, et si un retard est constaté, cela peut avoir un impact sur votre entreprise. Or, chacun son métier ! Vous êtes sur le terrain, avec des clients, ou en pleine créativité, vous n’avez donc pas le temps de vous occuper de votre administratif, et pourtant, vous devez vous y coller – souvent le week-end – au détriment de moments de détente ou en famille. Nous allons ainsi vous expliquer que l’atout d’un entrepreneur organisé et serein de ce côté-là, c’est celui qui opte pour un « troisième bras », son assistante !

I La gestion administrative de mon entreprise ne nécessite pas une embauche, comment puis-je trouver une solution ?

Le constat est là : vous n’avez plus le temps et l’énergie pour vous charger de votre administratif, cependant, il va bien falloir le faire, sous peine d’essuyer des mauvais retours de bâton. Mais à ce dilemme, s’ajoute la question : « ma paperasse n’occupera pas un(e) salarié(e) à temps plein, comment faire ? »

a) L’externalisation

Bonne nouvelle ! Si vous n’avez besoin d’une assistante que quelques heures par semaine ou mois, ou vraiment en cas de période tendue, vous pouvez opter pour l’externalisation auprès d’une assistante indépendante. Son cœur de métier est justement d’alléger le vôtre en se chargeant des tâches administratives dont vous souhaitez vous débarrasser, afin de vaquer l’esprit plus serein à votre activité.

b) Les avantages

D’une part, l’assistante indépendante est également chef d’entreprise, voilà un point commun non négligeable, puisqu’elle comprendra la dimension entrepreneuriale de vos problématiques.

D’autre part, avec des prestations « à la carte », vous n’avez pas de contrainte en termes de contrat de travail, ou de volume de prestations à lui confier. Vous avez donc un sentiment de liberté face à votre assistante, tout en remplissant vos obligations vis-à-vis des administrations ou de votre clientèle.

Bon à savoir: votre assistante indépendante n’est pas votre salariée et à ce titre, vous devez être vigilant au lieu de subordination qui ne doit pas exister au risque de voir requalifier vos relations de travail en contrat de travail.

II Mon assistante, un atout pour mon entreprise

a) Quel profil ?

Y a-t-il un profil type de l’assistante compétente en cette période du digital ?

Les compétences de base restent essentielles et prédominantes dans votre choix, telles que la maîtrise de l’orthographe, l’organisation, l’anticipation, mais d’autres compétences sont venues s’ajouter pour choisir un véritable collaborateur administratif.

Pour assister son manager dans l’efficience de son entreprise en cette nouvelle ère du digital, l’assistante devra :

• Savoir utiliser de façon pertinente les réseaux sociaux de manière professionnelle. 
  
• Maîtriser les outils collaboratifs et la culture du partage. 
• Avoir la capacité à gérer le stress lié aux changements rapides. 
• Savoir gérer l’obésité informationnelle (trier les informations utiles). 
• Être une assistante nouvelle génération : gagner en visibilité, être une communicante reconnue… 

b) Conditions de travail pour son assistante

Quel choix pour l’entrepreneur entre proximité et télétravail ? Votre choix se basera en partie sur votre façon de concevoir votre relation à l’autre. Que ce soit un partenariat avec une assistante salariée ou une assistante indépendante, la base de la relation, c’est la confiance. Sans celle-ci, difficile de réaliser un binôme efficace. 

• Choisir la proximité :

• Si vous aimez voir votre assistante, chaque jour ou régulièrement. 
• Si vous voulez contrôler le temps de votre assistante. 
• Si vous avez beaucoup de travail nécessitant la manipulation des documents. 
• Si vous souhaitez que votre assistante soit présente aux réunions de travail. 

• Choisir le télétravail :

•  Si vous êtes à l’aise avec les outils collaboratifs. 
  
• Si vous considérez votre assistante comme votre « associé » administratif. 
• Si vous optez pour le bien-être au travail et donc une meilleure production (économies pour l’entreprise). 

Comme souvent, il n’y a pas de réponse toute faite et réfléchir à un mixte des deux modes peut aussi être une option.

c) Polyvalence ou spécialisation ?

Dans le domaine du secrétariat, la polyvalence est souvent de rigueur, notamment pour les assistantes opérant dans les TPE ou les PME. L’une de ses qualités essentielles demeure l’adaptation.  

Aujourd’hui, pour travailler en TPE, une assistante doit impérativement avoir des notions de comptabilité, de relation client, de rédaction de factures, d'encaissement, de calcul de devis, de bonnes connaissances informatiques avec maîtrise des logiciels et d'Internet. Autrefois, dénommée secrétaire comptable, l’assistante nouvelle génération est un véritable technicien de l’administration et de la gestion.

C’est jouer sur les mots ?... Si peu, l’assistante nouvelle génération n’a plus rien à voir avec la secrétaire qui répondait au téléphone et ouvrait le courrier (il y a d’ailleurs de nombreuses externalisations de permanence téléphonique qui excellent dans cette mission). 

Et la spécialisation, mauvaise idée ? Loin de là… La spécialisation est un gage de sérieux dans un domaine précis. L’entrepreneur qui fait ce choix fait souvent le choix de plusieurs partenaires et pour les TPE, c’est le choix de l’externalisation de certaines fonctions (une embauche pour chaque fonction s’avérant difficile).

Par exemple :

• Un partenaire pour l’externalisation de sa permanence téléphonique. 
• Un partenaire pour l’externalisation de sa gestion administrative. 
• Un partenariat avec un cabinet comptable pour sa comptabilité. 
• Un partenariat pour la gestion de ses ressources humaines. 
• Un partenariat pour la gestion de sa présence sur le web…. 

La question pour les TPE, c’est « suis-je prêt à travailler en collaboration avec plusieurs prestataires pour quelques heures par semaine ou par mois ? ».  

Selon le type d’entreprise que je dirige, j’orienterai mon souhait de spécialisation pour choisir mon assistante :

• Comptabilité/gestion 
• Juridique 
• Langues étrangères 
• Ressources humaines 
• Médico-social 
• Commercial 

Et si l’avenir c’était une assistante spécialisée capable d’une polyvalence ? 

Ainsi, en tant qu’entrepreneur des solutions s’offrent à vous si vous souhaitez organiser votre gestion administrative de manière optimale. L’assistante est votre atout ! Elle saura anticiper, programmer, s’adapter et faire que votre entreprise ne connaisse pas de tracas administratifs pouvant engendrer parfois de lourdes conséquences. En choisissant une personne qualifiée et expérimentée, vous verrez rapidement que votre nouvelle collaboratrice sera indispensable et vous apportera un confort au quotidien.